Jak jet na EPS

This page contains instructions on how FTTF students should go to the EPS conference. Unfortunately it is available only in Czech. If you don’t speak Czech, please use Google translate.

#Úvod

EPS (to je zkratka pro společnost European Physical Society, ale konference samotná se jmenuje Conference on Plasma Physics) je každoročně pořádaná mezinárodní konference. Každý rok na ní má tokamak GOLEM tradičně svůj příspěvek, Tokamak GOLEM for Fusion Education, Chapter X.

Jelikož p. Svoboda nemůže být všude, na tzv. EPSku tradičně vysílá jednoho studenta (většinou magisterského studia), aby si vyzkoušel účast na větší konferenci. V roce 2016 jsme výjimečně jeli dva, já (Kateřina Jiráková) a Martin Matušů.

#Co obnáší konference

Pokud člověk nejede jen „na čumendu“ (na to by těžko sháněl peníze, zvlášť pokud je student), obnáší účast na EPSce sestavení a dodání tří anglicky psaných „vědeckých dokumentů“: abstrakt, poster a sborníkový příspěvek (někdy nazývaný článek).

Abstrakt má jednu stránku A4 a obsahuje suché shrnutí toho, co je ve sborníkovém příspěvku. Odesílá se jako první, a to již 3 měsíce před konferencí. (V případě potřeby ho ale lze odeslat později, při tzv. late abstract submission. Viz data na aktuálních stránkách konference.) Slouží k tomu, aby se člověk rychle dověděl obsah sborníkového příspěvku.

Poster je velký plakát formátu A0, na kterém je obsah sborníkového příspěvku shrnut obšírněji a s obrázky. Slouží k prezentaci článku během tzv. poster session, kde se celá aula zastaví postery, lidi chodí sem tam a u zajímavých posterů se vyptávají jejich autorů na podrobnosti. Poster de facto nemá datum odevzdání – musíte ho jen přinést na poster session. Je možné ho tudíž buď vytisknout doma a pak vézt s sebou v tubusu (A0 je hodně neskladný formát), nebo ho vytisknout až na místě. (To jsme udělali já s Martinem, protože jsme poster nestihli dokončit doma.) Po skončení konference se pak poster v tubusu odveze k p. Svobodovi, aby ho mohl uchovávat pro budoucí generace.

Sborníkový příspěvek neboli článek je 4-stránkový dokument, kde je v (relativně) největším detailu popsáno, co jsme tedy za ten rok na GOLEMu udělali. Tento text se spolu s abstraktem objeví ve sborníku, knížce shrnující všechny příspěvky na daném ročníku konference. Slouží k hlubšímu seznámení s problematikou a měl by se dát číst samostatně. Termín odeslání sborníkového příspěvku je několik dní před začátkem konference, viz data na stránkách konference.

V případě tokamaku GOLEM je obsahem všech tří dokumentů práce studentů na GOLEMu. Náš příspěvek v podstatě říká „Máme tady takový maličký, stařičký tokamak a na něm si hrají naši studenti“ a „Tenhle třeba zprovoznil bolometry, tahle zase udělala 3D model tokamaku…“.

Poster i sborníkový příspěvek musí obsahovat číslo grantu, který účast na konferenci financoval. Na aktuální číslo se zeptejte Davida Břeně, který má financování pod palcem.

#Co udělat dávno před konferencí

Jakmile vám p. Svoboda nabídne, že tento rok můžete GOLEM na EPSce reprezentovat vy, a vy přijmete, je dobré ihned začít zařizovat některé věci.

Jako první je třeba sestavit a odeslat abstrakt. Vytipujete si studenty, kteří tento rok na GOLEMu dělali nějakou práci (z větší části to budou studenti PRPL /fttf-stud@physics.fjfi.cvut.cz/, ale nešetřete ani doktorandy /fttf-phds@physics.fjfi.cvut.cz/), a tyto lidi otravujte tak dlouho, dokud vám neposkytnou jednovětné shrnutí toho, co letos na GOLEMu měří. Více vět za jednoho člověka se vám tam, věřte, nevejde. Abstrakt se odesílá cca 3 měsíce před konferencí, viz data na stránkách konference. Při psaní abstraktu se řiďte instrukcemi na webu konference (pravděpodobně dodají přímo šablonu na správné formátování) a inspirujte se GOLEMskými abstrakty z minulých ročníků EPS. Hotový abstrakt dejte včas ke kontrole všem spoluautorům včetně p. Svobody a uploadujte ho do složky svého ročníku konference na wiki GOLEMu (cesta např. /Presentations/EPS/43rd_Leuven_2016/). Vůbec se vyplatí mít nejnovější verze všech dokumentů na wiki, protože pak k nim budete moci přistupovat odkudkoli. Mimoto p. Svoboda bude rád, že je všechno na wiki.

Dalším krokem je registrace na konferenci, kterou jsme řešili asi 2 měsíce předem. Kdo se na konferenci přihlásí dostatečně brzo, dostane slevu na účastnickém poplatku a škola bude ráda, protože i se slevou se poplatek (včetně obědů a doprovodného programu) může vyšplhat na 200 euro. Registrační formulář byl v našem ročníku poměrně srozumitelný a p. Svobody jsem se musela ptát jen na několik věcí:

VAT number (česky DIČ) – CZ68407700 (slouží k identifikaci školy při placení fakturou)
záhadný osmimístný kód – nic, neznáme, nevíme, co je
způsob platby účastnického poplatku – bankovním převodem

Aby škola mohla účastnický poplatek uhradit fakturou, musela jsem napsat na kontaktní mail konference a požádat o „invoice“. Přišel mi dokument nadepsaný Customer Information Sheet, ten jsem vyplnila, odeslala zpátky, škole byla vystavena faktura a škola ji zaplatila. Dva týdny před konferencí je ještě dobré se ujistit (pokud nepřijde potvrzení samo), že faktura byla zaplacena a opravdu s vámi počítají.

Ubytování a dopravu na konferenci je dobré začít zařizovat hned po registraci. Na stránkách konference bývá doporučeno několik ubytovacích zařízení různých cenových kategorií. Jelikož jsme studenti, směle sáhneme po nižší cenové kategorii. Takhle se mi v belgické Lovani podařilo ubytovat na 6 nocí ve studiu (byt pro jednoho) 15 minut pěšky od místa konání konference za 364 euro. Co se týče výběru dopravy – já ráda cestuji vlakem, ale cesta by trvala 9 hodin s dvěma přesedáními, tak jsem zvolila letadlo a ze strany školy s tím nebyl problém. Zpáteční cesta Praha – Brusel za 4465 Kč. Jako portál pro ubytování jsem využila booking.com, k nalezení letenek pak letenky.cz. Oboje jsem platila ze svého s tím, že škola to později proplatí, až předložím účet. Pokud víte, že na konferenci jede i nějaký známý (např. váš školitel z tokamaku COMPASS), zkuste synchronizovat dopravu a ubytování, ve skupině pak nebudete tolik bloudit.

Bezprostředně navazujícím krokem je… papírování! Aby škola mohla cestu proplatit, potřebuje několik dokumentů. Všechno potřebné jsem během hodiny vyřídila v kanceláři p. Mikšovské (sídlí místnosti za praktiky, kde jsou váhy). Co v počítačovém formuláři nevíte z hlavy, to vám p. Mikšovská ochotně poradí, takže vás svěřuji do její péče. Update 2019 (Sergei): spíše sekretářka KF, paní Hájková a David Břeň. Financování je lépe vyřešit pár měsíců před, protože zálohu dávají na začátku měsíce, nakonec jsme to zaplatili den před deadlinem. Zaplatit je lépe taky co nejdřív, protože u nás to trvalo nějaké dva týdny, než to na konferenci dostali.

Nadchází důležitý krok, a to upozornit spoluautory na termín odevzdání jejich příspěvků. Dva měsíce před konferencí jsem všem posílala mail, kde jsem žádala o dodání jednoho odstavce textu a jednoho obrázku s popiskem, které shrnou jejich letošní práci na GOLEMu, a to 10 dnů před termínem odevzdání sborníkového příspěvku. Udělala jsem tu chybu, že jsem nepožádala o zpětné potvrzení, že mail dostali. Ve výsledku mi dva studenti z osmi několik dní před termínem řekli, že jim zpráva spadla do spamu a žádná data nemají, protože počítali s tím, že na PRPL mají přeci ještě celé prázdniny. Tyto dva nešťastlivce jsme po dohodě s p. Svobodou vyřadili ze spoluautorů článku a posteru a o jejich příspěvcích předstírali, že nikdy neexistovaly.

Nyní jsou na nějakou dobu všechny formality hotové a můžete se věnovat práci na svém příspěvku (jako že pravděpodobně nějaký máte). Také si zkompletujte cestovní doklady, např. vydání českého pasu trvá měsíc.

#Co udělat pár týdnů před konferencí

Dva týdny před termínem odeslání sborníkového příspěvku (tj. dva a půl týdne před konferencí) se připomeňte spoluautorům. V našem případě jich polovina dodala svůj příspěvek čas, ostatní měli několik dní zpoždění (včetně mě a Martina, jak nezodpovědné).

Když poté začnou chodit odstavce a obrázky od spoluautorů, je čas začít pracovat na sborníkovém příspěvku. Stejně jako v případě abstraktu najdete šablonu na stránkách konference. Požadovaná délka jsou 4 stránky A4, což se zdá hodně, ale při 6 spoluautorech a několika referencích jsme museli několikrát zkracovat, abychom se na 4 stránky vůbec vešli. Inspiraci opět můžete nabrat v GOLEMských článcích z minulých ročníků EPSky. Hotový článek opět včas zašlete všem spoluautorům, aby ho mohli zkontrolovat. Nezapomeňte zahrnout do poděkování číslo grantu. (My jsme ho zapomněli a ač se hněv nesnesl na naše hlavy, určitě jsme někomu zavařili.)

Po dokončení sborníkového příspěvku (nebo během práce na něm, jak vám to vyjde) si zkopírujte loňský poster z GOLEMské wiki a pomocí reverse engineering ho použijte jako šablonu pro svůj poster. Podle toho, kdy poster dokončíte, ho můžete vytisknout už v ČR a na konferenci ho vézt v tubusu, nebo ho vytisknout až tam. Na stránkách konference by měly být odkazy na nejbližší copycentra. Pozor však, i v případě druhé možnosti si s sebou vezměte prázdný tubus. Kromě přenášení posteru na a z poster session se vám bude hodit, až poster povezete zpátky do ČR. Erární tubus vám poskytne p. Svoboda. Nezapomeňte, že na poster session budete prezentovat práci jiných studentů, takže si s dostatečným předstihem zjistěte podrobnosti o práci spoluautorů. Není nic trapnějšího, než když se vás na poster session zeptají, co znamená tenhle obrázek na vašem posteru, a vy nevíte.

Na konferenci se nějak sbalte s ohledem na styl (já zvolila business casual, nikdo tam nebyl v saku, naopak na nóbl konferenční večeři se část lidí dostavila v tričku a džínách) a s ohledem na počasí. Pokud letíte, na letiště dorazte s dvouhodinovou rezervou ad. tipy, které snadno vygooglíte. Příští generace by měly k dispozici mít místo otevřené kartonové trubky, co jsme měli my, nový tubus. Tubus si je možné vzít do letadla jako příruční zavazadlo, ale raději se ujistěte u konkrétní společnosti, jestli s tím nebudou mít problém. Taktéž si předem zajistěte peníze v místní měně.

#Co udělat na konferenci

Jestli budete dávat pozor na přednáškách, zvědavě se vyptávat na poster session, účastníte se žhavých diskuzí se zahraničními kolegy, nebo si nabrnknete Belgičanku a strávíte konferenci zamilovanou turistikou, je jen a jen na vás. (I když spíše bych doporučovala první možnost.) Musíte se jen na začátku konference registrovat, aby věděli, že tam jste, a dostali jste slušivou visačku kolem krku, kterou pak nesundáte po celou konferenci.

Pečlivě si schovávejte všechny účtenky, ať jsou za jídlo či za vlak, na pozdější vyúčtování.

Na poster session svědomitě reprezentujte svou školu.

#Co udělat po konferenci

Zkompletujte všechny účtenky (včetně ubytování a dopravy, zvláště si pak vytiskněte potvrzení o platbě letenky - pozor, ne všechny letecké společnosti vám použitelné doklady pošlou automaticky) a jednotlivě je naskenujte. Pak je doneste p. Mikšovské a do jejího počítače naťukejte vyúčtování. (Naskenované verze účtenek přiložíte k jednotlivým výdajům jako důkaz.) Fyzické verze účtenek pak nalepte na papír (aby se s nimi lehce manipulovalo) a doneste je Renatě Strnadové.

Několik měsíců po konferenci si na pokladně na Břehovce vyzvedněte peníze, co vám škola proplácí. Že peníze na pokladně máte, vás upozorní David Břeň, až bude začátkem zimního semestru dávat do pořádku účty.

Do tohoto návodu připište, co vám v něm chybělo, ať se další generace nemusí potýkat se stejnými problémy jako vy.

Na wiki GOLEMu dejte zdrojové kódy i hotová PDFka od abstraktu, článku i posteru. Další generace je využijí jako základ ke své práci.